Подключение почты

Привяжите к вашему Юздеску любое количество почтовых аккаунтов, и сообщения с электронной почты попадут в раздел «Запросы».

Чтобы подключить почтовый ящик к Юздеску, откройте раздел «Каналы» «Почта», нажмите «Добавить».

Карточка создания канала «Почта» состоит из двух блоков:


1. Блок «Почта»

Блок «Почта» позволяет настроить работу с цитатами, пересылку, а также подпись для ответа на сообщения. Включает в себя настройки:

  • Название канала – обязательное поле. Введите название канала, которое будет отображаться в общем списке каналов в разделе «Каналы»;
  • Использовать общую подпись – установите флажок "Использовать общую подпись" для формирования общей подписи в почтовому каналу;
    • Подпись – общая подпись для этого канала, которая добавится под текстом в письме при ответе клиенту. Используйте строку с функциями форматирования. Если у агента настроена личная подпись, то при ответе клиенту она будет приоритетной;
  • Отображать цитату при ответе. Установите флажок «Отображать цитату при ответе» для отображения предыдущей переписки с клиентом в карточке запроса и у клиента в почте. Настройка отвечает только за отображение цитаты . При этом учитывайте, что цитата у клиента в почте будет отсутствовать, если выключена настройка в Исходящем соединении «Цитировать переписку»;
  • Пересылка – новый запрос. Установите флажок «Пересылка – новый запрос», и в карточке запроса воспользуйтесь кнопкой "Переслать сообщение". Эта настройка позволяет из карточки запроса, при пересылке сообщений, создавать новый запрос в соседней вкладке, при этом в поле «Комментарий» добавляется вся переписка.
  • Нет сообщений (ч) – настройка для уведомлений о доступности канала. Если будут отсутствовать сообщения в канале на протяжении указанного в настройке времени, то будет отправлено уведомление всем сотрудникам, у которых включена настройка "Каналы. Нет сообщений" в профиле агента.


2. Блок «Настройка типов соединения»

Блок «Настройка типов соединения» позволяет настроить тип соединения для исходящих и входящих сообщений:

  • Внутреннее соединение – письма с вашего почтового ящика будут переадресованы на внутренний адрес в Юздеске. Письма попадут в раздел «Запросы» и вы сможете отвечать на них не переходя в почту;
  • Внешнее соединение – Юздеск будет «забирать» непрочитанные письма из вашего почтового ящика;
  • Office 365 (исходящие) – подключение исходящего соединения к сервису Office 365 (из Юздеска Клиенту)

Для настройки исходящей и входящей почты вы можете использовать только внутреннее соединение или только внешнее, а также миксовать их между собой.

Например,


Внутреннее соединение

Рассмотрим на примере внутреннего соединения настройку исходящей и входящей почты.

Для того, чтобы письма приходили в Юздеск в вашем почтовом ящике нужно настроить пересылку писем на внутренний адрес Юздеска, с которого система преобразует письма в запросы.

1. Заполните в блоке «Настройка типов соединения» следующие поля:

1.1. Входящее соединение (от Клиента ⟶ в Юздеск)

  • Входящее соединение – внутренний адрес Юздеска, на который необходимо переадресовать письма с вашего почтового ящика, на который вам пишут клиенты. По умолчанию в выпадающем списке установлен адрес вида company–#@inbound.usedesk.ru.

Нажмите кнопку «Копировать» ⟶ зайдите в настройки вашего почтового ящика и вставьте скопированный адрес вида company–#@inbound.usedesk.ru в поле для переадресации;

  • Основной email – обязательное поле. Заполните адрес почтового ящика, с которого вы делаете переадресацию. В таком случае Юздеск будет отличать основной почтовый адрес, на который клиенты пишут и адрес(-а), который клиент ставит в копию или добавляет как основной. Указанный адрес не будет попадать в копию в карточке запроса, и система отправит каждому адресату по одному письму, сохранив всю переписку с клиентом в одной карточке запроса;


  • Дополнительный email. Если ваши клиенты пишут вам на почту, которая закрыта к внешним подключениям, то для настройки соединения заполните поле «Дополнительный email» – это дополнительный адрес, который открыт для подключения к Юздеску и связан с вашей основной почтой. Переписка с клиентом будет вестись через дополнительный email, при этом первоначальное сообщение с закрытого ящика и последующая переписка с клиентом с дополнительного ящика будет объединена в одной карточке запроса. Указанный адрес не будет попадать в копию в карточке запроса.

Подробные инструкции по настройке внутреннего соединения (переадресации почты) - yandex.ru, mail.ru, google.com.

2.2. Исходящее соединение (из Юздеска ⟶ Клиенту)

  • Исходящее соединение. В выпадающем списке выберите «Внутреннее» соединение;
  • От имени. Укажите от чьего имени будут приходить письма клиенту: компании, агента или канала;
  • Email (от) – обязательное поле. Заполните адрес вашего почтового ящика, который вы подключаете в почтовый канал (с которого будут приходить письма клиенту, при ответе из Юздеска) – поле принимает значение только электронной почты;
  • Скрытая копия – адрес, на который будет отправлена скрытая копия исходящего письма.

Например:

  • Цитировать переписку. Если установить флажок, клиенту каждый раз будет приходить вся история сообщений. Если будет выключена настройка «Отображать цитату при ответе», то настройка «Цитировать переписку» не учитывается.


После внесения всех изменений нажмите «Сохранить».


Внешнее соединение

При настройке внешнего соединения для исходящей и входящей почты учитывайте вышеуказанные значения полей. Дополнительно при настройке в разделах «Входящее соединение» и «Исходящее соединение» появятся поля для ввода данных:

  • Адрес вашей электронной почты – обязательные поля. Введите адрес электронной почты, с которой настраиваете внешнее соединение. При этом, может быть не только почта, но и логин (без @);
  • Пароль электронной почты – обязательные поля. Введите пароль от электронной почты, с которой настраиваете внешнее соединение;
  • IMAP(SMTP) хост – обязательные поля;
  • IMAP(SMTP) порт – обязательные поля;
  • Шифрование – выберите тип шифрования (ssl, tls, подключение без шифрования), используя подсказку для заполнения IMAP(SMTP) порта.

Важно! Email (от) в настройках внешнего соединения нужен в том случае, если клиент для авторизации использует логин, а не почтовый адрес. Это должен быть адрес вашего почтового ящика, который вы подключаете в почтовый канал (с которого будут приходить письма клиенту, при ответе из Юздеска).


Если ваш почтовый адрес на сервисах mail.ru, yandex.ru мы заполним данные IMAP и SMTP автоматически. Для почты на gmail.com у нас есть подробная инструкция. Проверьте в настройках почтового сервера, включено ли разрешение на работу с IMAP/SMTP.

Если у вас другой сервис, и вы не знаете где взять эти данные, подскажет сотрудник вашего IT-отдела.

В этом способе вы подключаете Юздеск напрямую к почтовому ящику. Каждые 1-2 минуты робот проверяет непрочитанные письма в папке «Входящие» и подгружает их в Юздеск. Исходящие письма также отправляются сервером вашей почты. Юздеск не получит письмо, если вы прочтете его в почтовом клиенте, в систему попадут только непрочитанные письма.

Была ли статья полезна?

Да Нет